Ao pensar em abrir um negócio, o empreendedor se depara com uma série de leis que impõem regras e condições para a abertura e o funcionamento das empresas. Mesmo após realizada a abertura do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas), o registro na Junta Comercial, a inscrição na Previdência Social e a Inscrição Estadual (para empresas que comercializam produtos) ou Municipal (empresas que prestam serviços), a empresa ainda precisa de um conjunto de documentos que garantirão a regularidade do seu funcionamento. Buscaremos apresentar os principais documentos, alvarás e licenças, expondo também a importância e as consequências legais da não apresentação de cada um deles. A quantidade, a nomenclatura e a forma de requerimento dos alvarás ou licenças variam de acordo com as legislações de cada estado ou município e, ainda, com a atividade desenvolvida, mas alguns documentos são recorrentes. Entre eles estão os seguintes: 1 – Alvará de funcionamento 2 – Registro ou Licença da Vigilância Sanitária 3 – Licença ambiental 4 – Certificado de Conformidade do Corpo de Bombeiros 5 – Bônus: Livro de Reclamações

Manter os documentos obrigatórios para farmácia e drogaria é imprescindível para continuar com as atividades assistenciais e gerenciais, e ficar em dia com os principais órgãos de fiscalização. Por isso, é fundamental saber quais são os documentos obrigatórios para farmácia e drogaria e quais as suas importâncias perante a manutenção das atividades farmacêuticas na instituição. Quer saber mais sobre esse assunto? Então, não perca as informações que daremos a seguir!
1. Certidão de regularidade
Trata-se de um documento que atesta o horário de assistência do farmacêutico e do substituto e deve ser fixado em local visível constando, também, o número de registro dos profissionais. A certidão de regularidade é emitida pelo Conselho Regional de Farmácia e tem validade por um ano, devendo ser renovada com os mesmos dados ou a atualização desses em casos de desligamento ou substituição dos farmacêuticos.
2. Laudo de vistoria do corpo de bombeiros
Esse documento é emitido após análise dos riscos levantados pelos profissionais do corpo de bombeiros. Nesse parecer, devem constar os tipos de incêndios que possam ser gerados e as características dos extintores que resolverão o problema. Também devem constar no plano emergencial, as principais saídas de emergência, a localização dos extintores e o isolamento demarcado dessas áreas além de treinamentos e instruções de segurança para os funcionários.
3. Alvará de localização e funcionamento
Trata-se de um parecer legal, enviado aos farmacêuticos gestores após a entrega da documentação necessária relacionada a comprovação do endereço e das atividades específicas que são realizadas naquela localização. Sendo assim, os farmacêuticos gestores protocolam o comprovante de residência e detalham em formulário específico, todas as atividades realizadas nesses estabelecimentos, quais estão relacionadas a dispensação de medicamentos, manipulação de fórmulas, aplicação de medicamentos injetáveis etc.
4. Autorização especial
Esse documento atesta que a farmácia e drogaria estão aptas a exercerem atividades específicas relacionadas a medicamentos pertencentes a portaria 344/98 e suas atualizações. Isso significa que os farmacêuticos gestores devem declarar quais atividades exercem com esses medicamentos: aquisição e venda, manipulação de fórmulas, fracionamento e dispensação, dentre outras legalmente autorizadas. Para cada atividade existe uma rotina específica, como por exemplo, o controle da dispensação dos medicamentos psicotrópicos, necessitam de atualização periódica no Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados (SNGPC). Essa escrituração deve ser bem-feita para evitar diferenças no estoque, além de contar com um software específico como o KSGMC que permite a execução de todos os procedimentos necessários. Entender quais são os documentos obrigatórios para farmácia e drogaria e como obtê-los é um fator imprescindível para manter as atividades farmacêuticas em dia e evitar possíveis autuações dos órgãos fiscalizadores, que pode evoluir para interdição conforme a complexidade na falta de documentos. Por isso, cabe aos farmacêuticos gestores a atribuição de acompanhar a validade documental para não causar problemas posteriores, podemos também contar com empresas especializadas para a obtenção destes tipos de documentos um ótimo exemplo seria a Regulamenta Farma, que já atua nesta área ajudando a diversas farmácias e drogarias.

A regularização de farmácias e drogarias que estão iniciando as atividades é um fator decisivo para que o negócio caminhe em conformidade com a lei e, certamente, obtenha maior sucesso. É por isso que a AFE Anvisa é tão importante. Como uma permissão concedida pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) para que qualquer empresa que exerça atividades ligadas a esse órgão sanitário possa operar, a AFE Anvisa é uma obrigatoriedade que deve ser cumprida por toda farmácia ou drogaria. O que é a AFE Anvisa? A AFE (Autorização de Funcionamento de Empresa) é uma concessão da Anvisa para que farmácias e drogarias possam exercer suas atividades. Essa autorização é de caráter OBRIGATÓRIO e ocorre mediante o cumprimento dos requisitos técnicos e administrativos que constam nas resoluções: RDC n° 16/2014 e RDC nº 275/2019. Quando falamos em regularização de empresas e, consequentemente, da Autorização de Funcionamento, precisamos destacar dois pontos importantes: Concessão da AFE ANVISA e Certificado de Autorização de Funcionamento – Anvisa Ambos existem, estão ligados, mas são diferentes! O Certificado de Autorização de Funcionamento é o instrumento que documenta que a empresa está autorizada a exercer suas atividades. Em resumo, nele constam o número da autorização e o endereço do estabelecimento. A publicação da Autorização de Funcionamento de Empresa é realizada no Diário Oficial da União (DOU) é o que, efetivamente, comprova a regularidade da empresa. Então, o certificado de AFE não é obrigatório.

O alvará de funcionamento, apesar de ser um documento obrigatório e imprescindível para que uma empresa possa atuar de forma legal, ainda é um pouco esquecido pelas empresas, principalmente as menores ou que ainda estão iniciando as suas atividades. Ocorre que, por se tratar de um documento essencial de cadastro de um negócio, a sua não retirada ou correta atualização pode trazer prejuízos financeiros para a empresa, bem como causar percalços que comprometem o seu perfeito funcionamento.
O Alvará de Funcionamento emitido pelas prefeituras, é um dos documentos mais importantes para uma empresa. Ele comprova aos órgãos de fiscalização, fornecedores, clientes e a sociedade como um todo que a empresa está apta a realizar suas atividades naquele lugar. Por mais que a empresa tenha sido constituída obedecendo o mais perfeito critério da Lei, se ela não tiver esse documento, simplesmente, não poderá exercer as suas atividades de forma regular. Além disso, correrá sérios riscos de sofrer sanções, o que envolve o pagamento de multas altíssimas. O Alvará de Funcionamento é frequentemente negligenciado por Microempresários Individuais, isso porque, quando uma pessoa abre uma empresa como MEI no site do Portal do Empreendedor, o próprio sistema já emite um alvará provisório, com prazo de vencimento estabelecido. Portanto, cabe ao titular da pequena empresa procurar a prefeitura do seu município, ou assistência técnica especializada de um bom contador, uma vez que esse profissional tem o conhecimento necessário para orientar nessas questões. Outros empresários que precisam estar atentos à emissão do Alvará de Funcionamento são aqueles que não atuam em um local fixo, como representantes comerciais, vendedores externos e, até mesmo, empresários do ramo digital.